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Contrôle Urssaf : 4 recommandations pour y faire face

03/01/2018

Quelle entreprise peut se targuer d’échapper, année après année, au contrôle Urssaf ? Partant du principe qu’un dirigeant averti en vaut deux, voici ce que vous devez savoir sur le contrôle Urssaf afin de vous y préparer… au cas où.

1. Lire avec attention l’avis de passage qui vous a été envoyé

En 2016, 216 000 contrôles et enquêtes ont été effectués par l’Urssaf, comme en témoigne le rapport de synthèse de l’Acoss. Le phénomène étant loin d’être anecdotique, autant s’y préparer.L'article R.243-59 du code de la Sécurité sociale fixe les règles encadrant les contrôles Urssaf.

Ainsi, sachez tout d’abord qu’un avis de contrôle doit vous être communiqué par tout moyen permettant d’apporter la preuve de la date de sa réception. Et ce, au minimum 15 jours avant la date de la première visite de l’inspecteur. Cette obligation ne s’applique pas aux opérations de lutte contre le travail dissimulé qui sont menées de façon inopinée.

L'avis de passage doit obligatoirement mentionner :

  • la date et l’heure de la première visite de la vérification,
  • l’identité du ou des inspecteurs chargés du contrôle,
  • la liste des documents et supports à préparer,
  • l’adresse électronique à laquelle vous pouvez consulter et télécharger la Charte du cotisant contrôlé,
  • la possibilité de vous faire assister par le conseil de votre choix.
  • Si vous êtes indisponible à la date proposée, vous pouvez contacter l’Urssaf pour caler un autre rendez-vous. En effet, la présence du dirigeant est souhaitable au moins au début et à la fin du contrôle.

Bon à savoir : l’irrégularité de l’avis de passage peut entraîner la nullité du contrôle.




2. Préparer minutieusement ce contrôle

Il peut être nécessaire de nommer un coordonnateur interne qui se chargera d’organiser les préparatifs, de mener un audit de pré-contrôle, d’anticiper les questions du contrôleur et d’y répondre le jour J.Vous pouvez également informer votre expert-comptable ou un avocat qui peuvent, eux aussi, vous aider et vous assister lors du contrôle. En amont, ils peuvent notamment préparer l’ensemble des documents sociaux, fiscaux ou comptables demandés ou nécessaires au contrôle et identifier les éventuelles zones de risque.

Rassembler les éléments requis peut prendre du temps. Peuvent vous être demandés la déclaration sociale nominative, les bordereaux de cotisations, les bulletins de salaire, le registre des entrées-sorties du personnel, les contrats de travail, les bilans, les grands livres comptables, les liasses fiscales, les statuts des sociétés, les jugements de conseils de prud’hommes, les factures des sous-traitants et honoraires ou encore les justificatifs de frais... sur les trois années précédant l’exercice en cours !

Par ailleurs, il peut vous être demandé de présenter ces documents selon un classement facilitant le contrôle.

Lorsque les documents et les données sont dématérialisés, l’agent de l’Urssaf peut, après vous avoir informé par écrit, procéder aux opérations de contrôle en ayant recours au matériel informatique utilisé par votre entreprise. Vous devez mettre à sa disposition un salarié habilité à réaliser les opérations sur vos logiciels. Vous pouvez vous opposer par écrit à cette manière de procéder, sous réserve de proposer une alternative. Prenez le soin de prévenir et de sensibiliser l’ensemble des personnes concernées par ce contrôle afin que les demandes du contrôleur puissent être satisfaites rapidement et avec diligence.

"En 2016, 216 000 contrôles et enquêtes ont été effectués par l’Urssaf"




En 2016, 216 000 contrôles et enquêtes ont été effectués par l’Urssaf

3. Connaître précisément les droits et devoirs de chaque partie

Le champ d’investigation des contrôleurs de l’Urssaf est relativement vaste. Au travers de ses contrôles, l’Urssaf vérifie la bonne application de la législation de la Sécurité sociale et des règles relatives aux contributions et cotisations destinées au financement des régimes d’assurance chômage et de garantie des salaires. Le cas échéant, les contrôles peuvent porter sur des cotisations, contributions ou taxes recouvrées par ou pour d’autres organismes de protection sociale (Maison des artistes, Agessa, Fnal...). Le cotisant contrôlé n’est pas tenu de communiquer des documents qui ne seraient pas en lien avec ces thématiques.

Par ailleurs, les contrôleurs ont le droit d’auditionner vos salariés et de leur demander leurs noms, leur adresse, la nature de leur activité ainsi que le montant de leur rémunération, y compris les avantages en nature.

Soyez coopératif tout en gardant en tête vos droits. Mais, n’empêchez pas l’inspecteur d’effectuer sa vérification. Sinon vous tomberez sous le coup du délit d'obstacle à contrôle Urssaf. Il est caractérisé par des actions ou des omissions ayant pour objet d'empêcher ou de se soustraire aux opérations de contrôle exercées par les agents. Tel est le cas par exemple si vous refusez l’accès à des lieux professionnels, de communiquer une information formellement sollicitée, ou encore si vous apportez une réponse fausse, incomplète ou abusivement tardive.

La sanction est lourde : 7 500 € par salarié dans la limite de 750 000 € par employeur.




4. Créer un climat de confiance lors du contrôle

Il serait contre-productif de vous présenter sous votre plus mauvais jour. Au contraire, accueillez le contrôleur lors de la première visite. Soyez courtois et respectueux. Présentez-lui l’organisation, les particularités de votre entreprise et les différents interlocuteurs en interne et en externe.

Dans la mesure du possible, soyez disponible, ouvert, réactif et coopératif. N’en faites pas trop non plus. Évitez de rendre l’inspecteur suspicieux, ce qui pourrait l’amener à approfondir ses investigations.Installez-le dans une pièce confortable où il pourra travailler correctement et favorisez le dialogue. Argumentez vos arbitrages. Votre bonne foi et votre bonne volonté peuvent peser dans la balance et ne vous valoir qu’un avertissement avec obligation de se conformer, dans les délais, aux observations formulées.

Le contrôle s’achève par l’envoi d’une lettre d’observations que vous pourrez contester.

Enfin sachez que si le contrôle peut entraîner des redressements de cotisations, il peut aussi se solder par un crédit en faveur des entreprises. En 2016, 167 M€ ont été restitués aux cotisants !


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